Excel przez lata był jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do prowadzenia rejestrów maszyn, harmonogramów przeglądów czy list działań serwisowych. Jest dostępny, elastyczny i praktycznie każdy potrafi z niego korzystać.

Problem zaczyna się wtedy, gdy utrzymanie ruchu przestaje być prostą listą terminów, a staje się procesem obejmującym dziesiątki lub setki maszyn, wielu użytkowników, awarie, przeglądy, zlecenia, części zamienne i dane dotyczące niezawodności.

Wtedy pytanie nie brzmi już:

„Czy Excel działa?”

ale:

„Czy Excel nadal pozwala skutecznie zarządzać utrzymaniem ruchu?”

Excel nie jest złym narzędziem

Warto to podkreślić.

Arkusz kalkulacyjny może być wystarczający w niewielkiej organizacji, która posiada kilka maszyn i prosty harmonogram przeglądów.

Można w nim prowadzić:

• rejestr maszyn,
• terminy przeglądów,
• podstawową historię napraw,
• listę części,
• prostą analizę kosztów.

Problem polega na tym, że wraz ze wzrostem organizacji rośnie również liczba informacji, które trzeba aktualizować i kontrolować.

W pewnym momencie arkusz zaczyna pełnić funkcję, do której nie został zaprojektowany.

Kiedy Excel zaczyna być problemem?

Pierwszym sygnałem jest zazwyczaj pojawienie się wielu równoległych źródeł informacji.

Jeden pracownik prowadzi harmonogram przeglądów.

Drugi zapisuje awarie w osobnym pliku.

Kierownik posiada własny arkusz kosztów.

Historia napraw znajduje się częściowo w dokumentacji papierowej, częściowo w wiadomościach e-mail, a częściowo w pamięci technika.

W efekcie organizacja posiada dużo danych, ale nie zawsze posiada aktualną informację.

To zasadnicza różnica.

Dane mogą istnieć, a mimo to organizacja może nie wiedzieć, co naprawdę dzieje się z maszynami.

1. Brak aktualnego statusu

Arkusz pokazuje to, co ktoś wcześniej do niego wpisał.

Nie pokazuje automatycznie, czy zadanie zostało rozpoczęte, kto je wykonuje, czy jest opóźnione i jaki jest jego aktualny status.

W praktyce kierownik często musi pytać:

„Czy ten przegląd został wykonany?”

„Kto zajmuje się tą awarią?”

„Dlaczego zadanie nadal jest otwarte?”

System CMMS pozwala te informacje zobaczyć bez konieczności kontaktowania się z kilkoma osobami.

2. Przeglądy po terminie

W Excelu można oczywiście stworzyć kolumnę z terminem wykonania przeglądu.

Można również zastosować formuły i formatowanie warunkowe.

Ale nadal ktoś musi otworzyć plik, sprawdzić termin i podjąć działanie.

W systemie CMMS harmonogram może generować zadania i wskazywać działania wymagające reakcji.

Różnica polega więc nie tylko na przechowywaniu terminu.

CMMS pomaga zarządzać realizacją terminu.

3. Awarie zgłaszane poza systemem

Telefon.

Komunikator.

E-mail.

Kartka pozostawiona na biurku.

Informacja przekazana technikowi podczas zmiany.

Każda z tych metod może działać.

Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba później odpowiedzieć na pytania:

• kiedy dokładnie wystąpiła awaria?
• kto ją zgłosił?
• jak długo trwał przestój?
• kto wykonywał naprawę?
• co zostało wymienione?
• czy podobna awaria występowała wcześniej?

Jeżeli dane nie są rejestrowane w momencie zdarzenia, ich późniejsze odtworzenie może być trudne albo niemożliwe.

4. Brak pełnej historii maszyny

Historia urządzenia jest jednym z najważniejszych źródeł wiedzy w utrzymaniu ruchu.

Powinna pozwalać szybko sprawdzić:

• wykonane przeglądy,
• wcześniejsze awarie,
• naprawy,
• wymienione części,
• przestoje,
• zgłoszenia operatorów,
• koszty działań.

Jeżeli informacje znajdują się w kilku arkuszach i dokumentach, analiza historii jednej maszyny może wymagać przeszukania wielu miejsc.

W CMMS dane są powiązane bezpośrednio z urządzeniem.

5. Raportowanie zaczyna pochłaniać czas

W wielu organizacjach raport miesięczny nie powstaje automatycznie.

Najpierw trzeba zebrać informacje.

Następnie je uporządkować.

Później policzyć wskaźniki.

Na końcu przygotować wykresy.

Im bardziej rozproszone są źródła danych, tym więcej czasu zajmuje samo przygotowanie informacji.

System CMMS może wykorzystywać dane powstające podczas codziennej pracy i przekształcać je w informacje zarządcze.

Excel rejestruje dane. CMMS zarządza procesem.

To jedna z najważniejszych różnic.

Excel jest przede wszystkim narzędziem do przechowywania, przeliczania i analizowania danych.

CMMS może połączyć:

maszynę → zadanie → użytkownika → termin → realizację → historię → analizę

Dzięki temu utrzymanie ruchu przestaje być zbiorem osobnych rejestrów.

Staje się jednym procesem.

Co daje system CMMS?

Dobrze wdrożony system powinien przede wszystkim ułatwiać codzienną pracę.

Może wspierać:

Planowanie przeglądów

Harmonogramy PM, terminy i kontrolę wykonania działań.

Obsługę awarii

Od zgłoszenia problemu do wykonania i zamknięcia zlecenia.

Zarządzanie zadaniami

Technik wie, co ma wykonać, przy której maszynie i w jakim terminie.

Historię urządzeń

Każde zdarzenie może budować cyfrową historię maszyny.

Pracę przy maszynie

Kod QR może umożliwić szybki dostęp do właściwego urządzenia bez przeszukiwania systemu.

Analizę niezawodności

Dane mogą być wykorzystywane do analizy m.in. MTBF, MTTR, dostępności i przestojów.

Kontrolę kosztów

Koszty napraw, części, pracy i przestojów mogą być analizowane w kontekście konkretnej maszyny.

Kiedy warto rozważyć przejście z Excela na CMMS?

Nie istnieje jedna liczba maszyn, po której system CMMS staje się obowiązkowy.

Znacznie lepszym kryterium jest złożoność procesu.

Warto rozważyć zmianę, jeżeli:

• trudno kontrolować terminy przeglądów,
• zadania regularnie przekraczają terminy,
• awarie są zgłaszane różnymi kanałami,
• historia urządzeń jest niepełna,
• kilka osób pracuje na różnych wersjach tych samych danych,
• przygotowanie raportów wymaga ręcznej pracy,
• trudno policzyć MTBF, MTTR lub dostępność,
• kierownik nie ma bieżącego obrazu sytuacji,
• wiedza o maszynach znajduje się głównie w głowach pracowników.

Jeżeli kilka z tych problemów występuje jednocześnie, problemem prawdopodobnie nie jest już sam arkusz.

Problemem jest brak spójnego przepływu informacji.

Nie chodzi o zastąpienie Excela za wszelką cenę

Digitalizacja nie powinna polegać na wdrażaniu systemu tylko dlatego, że jest nowocześniejszy.

System ma sens wtedy, kiedy rozwiązuje rzeczywisty problem.

Dlatego wdrożenia CMMS nie trzeba rozpoczynać od całego zakładu.

Można zacząć od:

• jednej linii,
• wybranej grupy maszyn,
• jednego działu,
• jednego procesu, np. przeglądów PM.

Dopiero później rozszerzać zakres.

Od arkusza do zarządzania opartego na danych

Dojrzałe utrzymanie ruchu nie polega tylko na wiedzy o tym, co się zepsuło.

Chodzi również o odpowiedź na pytania:

Dlaczego się zepsuło?

Jak często problem występuje?

Jak długo trwa naprawa?

Które maszyny generują największe przestoje?

Gdzie rosną koszty?

Czy działania prewencyjne przynoszą efekt?

Dopiero wtedy dane zaczynają wspierać decyzje.