Excel jest jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w działach utrzymania ruchu. Można w nim prowadzić rejestr maszyn, harmonogramy przeglądów, listy awarii, koszty napraw czy zestawienia części zamiennych.

Na początku takie rozwiązanie często działa bardzo dobrze.

Problem pojawia się wtedy, gdy rośnie liczba maszyn, użytkowników, przeglądów, awarii i informacji, które trzeba kontrolować.

W pewnym momencie Excel nadal przechowuje dane, ale przestaje skutecznie wspierać zarządzanie procesem utrzymania ruchu.

Excel sprawdza się, dopóki proces jest prosty

Jeżeli firma posiada kilka maszyn, jedną osobę odpowiedzialną za przeglądy i niewielką liczbę zdarzeń technicznych, arkusz może być wystarczający.

Można w nim zapisać:

• datę ostatniego przeglądu,
• termin kolejnego przeglądu,
• numer maszyny,
• opis awarii,
• koszt naprawy,
• wykonane czynności.

Sytuacja zaczyna się zmieniać, gdy z jednego arkusza powstaje kilka kolejnych.

Jeden zawiera harmonogram przeglądów.

Drugi awarie.

Trzeci części zamienne.

Czwarty koszty.

Piąty historię napraw.

Wtedy problemem przestaje być brak danych.

Problemem staje się brak jednego aktualnego źródła informacji.

1. Dane zaczynają być rozproszone

W utrzymaniu ruchu informacje często znajdują się jednocześnie w:

Excelu, dokumentacji papierowej, e-mailach, komunikatorach, folderach sieciowych i wiedzy pracowników.

Każde z tych źródeł może być poprawne.

Ale pojawia się pytanie:

Które z nich zawiera aktualną informację?

Jeżeli kierownik musi otworzyć kilka plików albo zadzwonić do technika, aby ustalić aktualny status awarii, oznacza to, że dane nie tworzą spójnego systemu informacji.

2. Excel nie zarządza realizacją zadania

Można w nim wpisać:

termin przeglądu: 15 września

Ale sam arkusz nie gwarantuje, że ktoś rzeczywiście wykona zadanie.

W praktyce pojawiają się pytania:

• kto odpowiada za przegląd?
• czy zadanie zostało rozpoczęte?
• czy jest wykonane?
• czy przekroczyło termin?
• dlaczego zostało odroczone?
• kto potwierdził realizację?

Excel pokazuje zapis.

System CMMS może prowadzić workflow realizacji zadania.

To zasadnicza różnica.

3. Przeglądy zaczynają być kontrolowane ręcznie

Przy kilku maszynach można regularnie sprawdzać daty w arkuszu.

Przy kilkudziesięciu lub kilkuset urządzeniach zaczyna być to coraz trudniejsze.

W praktyce ktoś musi:

1. otworzyć plik,
2. sprawdzić terminy,
3. wybrać zadania do realizacji,
4. poinformować pracowników,
5. sprawdzić wykonanie,
6. zaktualizować arkusz.

To znaczna ilość pracy administracyjnej.

W systemie CMMS harmonogram może automatycznie generować zadania i wskazywać działania po terminie.

Zamiast pamiętać o przeglądzie, organizacja zarządza jego realizacją.

4. Awarie są zgłaszane poza systemem

Typowy scenariusz:

„Maszyna stanęła. Zadzwoń do utrzymania ruchu.”

Technik otrzymuje informację, usuwa awarię i produkcja wraca do pracy.

Operacyjnie problem został rozwiązany.

Ale z punktu widzenia zarządzania pozostają pytania:

• kiedy awaria wystąpiła?
• kiedy została zgłoszona?
• kiedy rozpoczęto naprawę?
• ile trwał przestój?
• jaka była przyczyna?
• jakie części wymieniono?
• ile kosztowała naprawa?
• czy problem występował wcześniej?

Jeżeli dane nie zostały zapisane w momencie zdarzenia, późniejsze ich odtworzenie może być bardzo trudne.

5. Historia maszyny nie jest naprawdę historią

Historia urządzenia powinna umożliwiać szybkie sprawdzenie całego jego cyklu eksploatacyjnego.

Na przykład:

12.05 – przegląd

18.05 – awaria czujnika

18.05 – wymiana czujnika

04.06 – ponowna awaria

05.06 – regulacja

20.06 – wymiana zespołu

Jeżeli informacje znajdują się w kilku arkuszach i dokumentach, nie tworzą czytelnej osi czasu.

A bez historii trudno analizować powtarzalność problemów.

Naprawiamy wtedy pojedyncze awarie zamiast analizować zachowanie maszyny.

6. Wiele osób oznacza wiele wersji prawdy

To jeden z najbardziej praktycznych problemów.

Plik:

Harmonogram_UR.xlsx

po pewnym czasie może wyglądać tak:

Harmonogram_UR_final.xlsx

Harmonogram_UR_final2.xlsx

Harmonogram_UR_NOWY.xlsx

Harmonogram_UR_aktualny.xlsx

Harmonogram_UR_aktualny_nowy.xlsx

I wtedy pojawia się najważniejsze pytanie:

Który plik jest aktualny?

Im więcej osób korzysta z danych, tym większe znaczenie ma jedno kontrolowane źródło informacji.

7. Kierownik widzi problem z opóźnieniem

Jeżeli dane są zestawiane dopiero na potrzeby raportu miesięcznego, kierownik często dowiaduje się o problemie po fakcie.

Na przykład:

716 godzin przestojów w miesiącu.

To cenna informacja.

Ale znacznie bardziej użyteczna byłaby wiedza:

które maszyny generują przestoje dzisiaj.

Różnica polega na przejściu od raportowania historycznego do bieżącego zarządzania.

8. Obliczanie KPI zaczyna wymagać dodatkowej pracy

MTBF.

MTTR.

Dostępność.

Liczba awarii.

Czas przestojów.

Koszt UR.

Wszystkie te wskaźniki można policzyć w Excelu.

Problem nie polega na braku możliwości matematycznych.

Problem polega na tym, skąd pobrać wiarygodne dane wejściowe.

Jeżeli czas awarii jest zapisany w jednym miejscu, naprawa w drugim, a przestój w trzecim, nawet poprawny wzór może dawać mało wiarygodny wynik.

Jakość KPI zależy od jakości procesu zbierania danych.

9. Wiedza pozostaje w głowach techników

Doświadczony technik często pamięta:

„Ta maszyna miała podobny problem pół roku temu.”

To bardzo cenna wiedza.

Ale jeżeli nie zostanie zapisana, organizacja jej nie posiada.

Posiada ją pracownik.

Kiedy pracownik jest nieobecny, zmienia stanowisko albo odchodzi z firmy, część wiedzy może zostać utracona.

System CMMS pozwala przekształcać wiedzę indywidualną w wiedzę organizacyjną.

10. Excel opisuje sytuację. Nie prowadzi procesu.

To najważniejsza różnica.

Excel świetnie odpowiada na pytanie:

„Jakie dane mamy?”

System CMMS powinien dodatkowo odpowiadać:

„Co teraz trzeba zrobić?”

Na przykład:

Maszyna → przegląd → zadanie → technik → wykonanie → historia → KPI

albo:

Awaria → zgłoszenie → zlecenie → naprawa → przestój → koszt → analiza

To nie jest już tylko przechowywanie danych.

To zarządzanie przepływem informacji.

Kiedy Excel nadal wystarcza?

Nie każda firma musi od razu wdrażać CMMS.

Excel może nadal być dobrym rozwiązaniem, jeżeli:

• park maszynowy jest niewielki,
• liczba przeglądów jest mała,
• proces obsługuje jedna lub dwie osoby,
• awarie występują sporadycznie,
• nie jest potrzebne bieżące raportowanie,
• dane nie muszą być dostępne dla wielu użytkowników.

System CMMS zaczyna być szczególnie wartościowy wtedy, gdy rośnie złożoność, a nie tylko liczba maszyn.

7 sygnałów, że Excel zaczyna ograniczać utrzymanie ruchu

Warto rozważyć zmianę sposobu pracy, jeżeli:

1. regularnie pojawiają się przeglądy po terminie,
2. awarie są zgłaszane telefonicznie lub przez komunikatory,
3. trudno szybko odtworzyć historię maszyny,
4. istnieje kilka arkuszy zawierających podobne informacje,
5. raportowanie wymaga ręcznego zbierania danych,
6. kierownik nie widzi aktualnej sytuacji UR,
7. MTBF, MTTR i przestoje są liczone dopiero na potrzeby raportów.

Jeżeli kilka z tych sytuacji występuje jednocześnie, prawdopodobnie nie jest to już problem arkusza.

To problem sposobu zarządzania informacją.

Co zmienia CMMS?

Dobrze zaprojektowany system CMMS łączy:

maszyny

ludzi

przeglądy

awarie

zlecenia

historię

koszty

KPI

w jednym środowisku.

Operator może zgłosić problem.

Technik realizuje zadanie.

Kierownik widzi wynik.

Historia maszyny aktualizuje się wraz z wykonywanymi działaniami.

Dane operacyjne mogą później służyć do analizy niezawodności.

Excel pokazuje, co wpisano. CMMS pokazuje, co wymaga działania.

Excel nadal pozostaje świetnym narzędziem analitycznym.

Nie chodzi więc o to, aby całkowicie go wyeliminować.

Chodzi o używanie właściwego narzędzia do właściwego zadania.

Arkusz może doskonale analizować dane.

Ale codzienne zarządzanie przeglądami, zadaniami, awariami i historią urządzeń wymaga czegoś więcej niż tabeli.